در بین انواع بازسازی، یکی از پروژه های مهم و تعیین کننده معماران، بازسازی اداری می باشد. بسیاری از افراد حداقل پنج روز در هفته و حداقل ۸ ساعت در روز در ادارات و کارخانه ها کار می کنند. این بدان معناست که افراد ساعات قابل توجهی از روز را درمحل کار خود می گذرانند. افراد آنقدر ارتباط قوی بین کار و محیط کار خود دارند که حتی دو وعده غذایی در طول روز را می توان در محیط کار با همکاران خود صرف کرد. از طرفی فشار کاری زیاد و استرس کاری در محیط کار می تواند بر راندمان کاری کارکنان و به تبع آن عملکرد کلی مجموعه اداری تاثیر بگذارد.
یکی از عواملی که می تواند در کاهش فشار و استرس محیط کار و بهبود عملکرد کارکنان موثر باشد، معماری و فضای محیط کار است. بنابراین تجدید ساختار مدیریت باید به عنوان سرمایه گذاری بلندمدتی تلقی شود که دستیابی به اهداف سازمانی را تسهیل می کند و رضایت شغلی کارکنان را افزایش می دهد.
انواع فضای اداری:
یکی از مهم ترین عوامل در حین بازسازی اداری، بازسازی فضا با توجه به نیاز سازمان، نیاز اداره و شرایط مکان می باشد. به طور کلی فضاهای اداری دارای اشکال، اندازه ها و سطوح متفاوتی هستند. پس از ارزیابی نیازهای شما، معمار شما می تواند یکی از مناطق زیر را برای شما طراحی کند.
فضای اداری سنتی
این مدل ساده ترین طراحی فضای اداری است. طبق استانداردهای معماری جهانی، فضای اداری سنتی برای مشاغل مالی مانند بانک ها، صندوق های سرمایه گذاری و شرکت های حقوقی مناسب ترین است. این فضای اداری به کارکنان محیطی آرام، آرام و خصوصی را ارائه می دهد که در آن می توانند روی کار خود تمرکز کنند. در این محیط ها کارکنان به راحتی می توانند مشتریان و اطلاعات حساس را مدیریت کنند. تمام فضاهای اداری سنتی دارای اجزای مشترک زیر هستند:
پذیرش – پذیرفته شدناتاق هیئت
سالن عمومی بزرگ
دفاتر و اتاق های خصوصی
لازم به ذکر است که فضای اداری سنتی معمولاً باید برای مدت طولانی (حداقل سه تا پنج سال) اجاره شود. بنابراین، اگر می خواهید یک دفتر یا محل کار را برای مدت طولانی اجاره کنید، این گزینه مناسب برای شما است. در اداره، کارمندانی که دفتر یا اتاق خصوصی ندارند ممکن است ناخواسته مزاحم سایر کارمندان شوند. بنابراین، یک دفتر سنتی در مقایسه با یک فضای کار مشترک برای سازمان هایی که به حریم خصوصی کارکنان اهمیت می دهند، انتخاب بهتری است زیرا اتاق های مشترک و اتاق های خصوصی وجود دارد.
فضای اداری خلاقانه
طراحی و استفاده از این فضای اداری به صورت کاربردی و نمادین با تاکید بر همکاری کارکنان محقق شد. استفاده از دیوارهای مینیمالیستی در این سبک به معنای موانع کمتر بین فضای اداری و میز کارمندان است. هدف از این طراحی ایجاد شفافیت است. ارتباط و همکاری کارکنان، مدیران و رهبری سازمانی. از طرفی فضاهای اداری خلاقانه برای استفاده بهینه از فضا طراحی شده و عموماً پلان باز هستند. این بدان معناست که داشتن میزهای بیشتر برای کارمندان به جای اتاق های فردی هدف این فضاهاست.
این طرح برای بازسازی دفتر شرکت های نوپا، آژانس های تبلیغاتی، شرکت های بازاریابی و انتشارات و شرکت هایی که بر ارائه خدمات نوآورانه به مشتریان متمرکز هستند ایده آل است.
فضای اداری یکپارچه
این فضای اداری دارای چندین اتاق مجاور و مجاور در یک طبقه ساختمان است و به دفتر یا مستاجر اجاره داده می شود.
البته اتاق هایی در طبقات مختلف یک ساختمان نیز در این تعریف گنجانده شده است. به عنوان مثال، یک سازمان ممکن است بسته به نیاز اتاق هایی را در طبقات مختلف اجاره دهد.
برای نوسازی دفتر، این طرح را می توان برای مشاغل بزرگی که نیاز به دفاتر اداری یا چندین فضای کاری برای بخش های مختلف سازمان خود دارند، اجرا کرد.
فضای اشتراکی
این یک نوع فضای اداری است که همیشه در طول زمان محبوبیت پیدا کرده است فضای راه اندازی یک گزینه انعطاف پذیر برای کسب و کارهای کوچک است
استارت آپ ها و شرکت های کوچکی که نیاز به دفتر دارند می توانند برای کارمندان این حوزه میز تهیه کنند. این طرح از فضای اتاق نشیمن و حمام مراقبت می کند.علاوه بر این، در قسمت مشترک، امکانات ضیافت و راحتی مشترک وجود دارد. این سازمان فضای اداری مشترک را با هدف تشویق کارمندان به همکاری و برقراری ارتباط اجاره می دهد. و همچنین کاهش هزینه های مربوط به منطقه
دفاتر اجرایی
این فضاها اساساً به طور کامل چیده شده اند و برای مشاغل سودآوری که بازده مالی بالایی دارند در نظر گرفته می شوند. برخلاف دفاتر سنتی، این فضاها را می توان به صورت ماهانه، سالانه یا نیم ساله اجاره کرد. همچنین در این دفاتر تجهیزات فنی و اتصالات لازم برای خدمات اینترنتی و تلفنی از قبل ارائه می شود.
مراحل بازسازی اداری:
تغییر ساختار سازمانی فرآیندی جالب و پر استرس است. بنابراین باید برای انجام هر چه سریعتر این تعمیرات برنامه ریزی های لازم را در نظر بگیرید. بنابراین در این فرآیند باید به جنبه های مختلف توجه کرد. تعیین آنچه مهم است، تعیین بودجه و زمان لازم برای جمع آوری تیمی از معماران و سازندگان و ایجاد یک برنامه ارتباطی برای پروژه از جمله این موارد است .
تعیین اهداف تجدید ساختار اداری
به برنامه های آینده فکر کنید
به پایداری فکر کنید
بودجه مورد نیاز برای بازسازی را محاسبه کنید.
گردهمایی تیم های پروژه و پیمانکاران ساختمانی
بازرسی منزل
فضای مورد نیاز خود را بسازید
اطلاع رسانی به کارکنان در مورد طرح تجدید ساختار
آغاز روند بازسازی
سخن پایانی:
قبل از انجام تعمیرات در دفتر، ابتدا باید هدف از تعمیر را مشخص کنید. ورود به این فرآیند مستلزم ارزیابی اهداف بلند مدت سازمان و شرح وظایف بر اساس کارمندان شاغل در بخش یا دفتر شما است.
